¿Por qué tienes que dar tú acceso a tu cuenta de Google Analytics 4?

Una escena que se repite en muchas pymes: la agencia crea la cuenta de Google Analytics «para ir más rápido». Pasan los años, la relación se acaba y la empresa se da cuenta de que no tiene acceso a sus propios datos. Tres años de visitas, campañas y ventas se quedan en una cuenta ajena.

Empezar de cero en Analytics sale caro: no puedes comparar con el año anterior, no sabes qué campañas funcionaron y la siguiente agencia arranca a ciegas.

Por eso esta guía se basa en tres ideas:

Entiende qué estás creando y qué significa cada pantalla.
Detecta los errores más comunes y las señales de alarma.
Decide con criterio a quién das acceso y qué pedir a tu agencia o consultor.

La regla de oro:

La cuenta de Google Analytics la creas tú, a nombre de tu empresa. Después das acceso a tu agencia. Nunca al revés.

Parte 1: Crear la cuenta de Google Analytics 4

Paso 1Entra en Google Analytics

Abre el navegador y entra en:

👉 https://analytics.google.com

Inicia sesión con la cuenta de Google de la empresa.

🔍 Fíjate en la esquina superior derecha para ver con qué cuenta has entrado. Si es tu Gmail personal o la cuenta de un empleado, cierra sesión y entra con la de la empresa. Si mañana esa persona se va, la cuenta de Analytics no debe irse con ella.

✅ Si no tenéis una cuenta de Google de empresa, créala antes (por ejemplo, marketing@tuempresa.com). Que sea un correo genérico que siga existiendo aunque cambie la plantilla.

Paso 2Pulsa «Empezar a medir» o ve a la rueda dentada

Tienes dos caminos, según lo que veas en pantalla:

Si es tu primera vez en Analytics, verás un botón azul que dice «Empezar a medir». Haz clic ahí.
Si ya habías entrado antes, haz clic en la rueda dentada (Administrar), en la esquina inferior izquierda. Después pulsa «+ Crear» y elige «Crear cuenta».

🔍 Si al abrir el selector de cuentas (arriba, junto a «Analytics») ya aparece una cuenta con el nombre de tu empresa, para.

Puede que alguien la creara antes. Pregunta a tu agencia o a tu equipo antes de crear otra. Tener dos cuentas duplicadas es un clásico que acaba con datos repartidos y ningún informe fiable.

Paso 3Pon el nombre de tu empresa y deja las opciones como están

En la pantalla «Datos de la cuenta»:

En «Nombre de la cuenta», escribe el nombre de tu empresa (por ejemplo, Panadería López S.L.).
Más abajo verás «Opciones para compartir datos de la cuenta». Déjalas tal y como aparecen, sin tocar nada.
Pulsa «Siguiente».

💡La cuenta es el «contenedor» de tu empresa en Analytics. Dentro irán una o varias propiedades (tu web, tu tienda online, tu app). Por eso lleva el nombre de la empresa y no el de la web.

🔍 Si alguien te propone ponerle el nombre «Cuenta Agencia X» o algo parecido, es una señal de alarma. La cuenta es tuya y debe llevar tu nombre.

📝 Según tu caso, Google puede pedirte algunos datos más en las pantallas siguientes (nombre de la propiedad, zona horaria, moneda, sector). Si no lo tienes claro, rellena lo básico. Tu agencia o consultor revisará después la configuración técnica.

Parte 2: Dar acceso a tu agencia o consultor (sin perder el control)

Ya tienes la cuenta a nombre de tu empresa. Ahora vas a dar acceso a quien se encargue de configurarla y analizarla. Así esa persona trabaja en tu cuenta, no en la suya.

Paso 4Vuelve a la rueda dentada (Administrar)

Cuando estés dentro de Analytics, haz clic otra vez en la rueda dentada (Administrar), abajo a la izquierda.

Paso 5Entra en «Gestión de accesos a la cuenta»

En la primera columna, dentro de «Configuración de la cuenta» → «Cuenta», busca la opción «Gestión de accesos a la cuenta» y haz clic.

💡 Esta pantalla es el «cuadro de llaves» de tu Analytics. Aquí ves quién tiene acceso y con qué permisos. Te recomendamos revisarla al menos una vez al año.

🔍 Si aquí aparecen correos que no reconoces (antiguos empleados, agencias anteriores, correos personales), aapúntalos Es un buen momento para hacer limpieza.

Paso 6Pulsa el botón azul (+) y elige «Añadir usuarios»

Arriba a la derecha verás un botón azul redondo con el signo (+). Haz clic y selecciona «Añadir usuarios».

Paso 7Escribe el correo de tu agencia o consultor

En el campo «Direcciones de correo electrónico», escribe el correo que te haya facilitado tu agencia o consultor.

Deja marcada la casilla «Notificar a los usuarios nuevos por correo electrónico». Así les llega un aviso y saben que ya tienen acceso.

🔍 Comprueba que el correo lo has copiado exactamente como te lo han pasado. Una letra de más y le estarás dando acceso a otra persona.

✅ Lo ideal es dar acceso a un correo corporativo de la agencia (tipo acceso@agencia.com) y no al Gmail personal de una persona concreta. Si esa persona deja la agencia, el acceso no se pierde ni se queda «suelto».

Paso 8Selecciona el rol «Administrador» y pulsa «Añadir»

En «Roles directos y restricciones de datos» → «Roles estándares», selecciona «Administrador». Después pulsa el botón azul «Añadir», arriba a la derecha.

¡Listo! Tu agencia o consultor ya puede entrar en tu cuenta y dejarla bien configurada.

💡 El rol Administrador da control total de la cuenta. Tu consultor lo necesita para configurar la medición, conectar Google Ads, crear conversiones y dar acceso a otras herramientas.

✅ Dar el rol de Administrador no te quita nada. Tú sigues siendo quien creó la cuenta y también eres Administrador. Si mañana termina la colaboración, vuelves a «Gestión de accesos a la cuenta» y eliminas su usuario en un clic. Tus datos se quedan contigo.

Descarga la plantilla para dar acceso en GA4

📖 Lectura relacionada: Por qué configurar bien Google Analytics 4 puede salvar las decisiones de tu negocio

Qué pedir a tu agencia a partir de ahora

Ya tienes la cuenta y le has dado acceso a tu agencia. Estas son las preguntas que te protegen:

«¿Qué vais a medir exactamente?» Pide una lista sencilla de las acciones que se van a registrar: formularios enviados, llamadas, compras, clics en WhatsApp…
«¿Cómo sabré si una campaña me está haciendo ganar dinero?» Si no hay conversiones configuradas, Analytics solo te dice cuánta gente entra, no cuánta compra o contacta.
«¿Tengo yo acceso de Administrador a todo lo que configuréis?» Esto incluye Google Tag Manager, Google Ads y Search Console. Aplica la misma regla: a tu nombre, con acceso para ellos.
«¿Qué informe me vais a enviar y cada cuánto?» Un informe útil se puede leer en 5 minutos y termina con una recomendación, no con 40 gráficos.

Si al terminar la colaboración no puedes seguir viendo tus datos, algo se hizo mal desde el principio. Con esta guía, eso ya no te va a pasar.

Preguntas frecuentes

¿Crear una cuenta de Google Analytics 4 cuesta dinero? No. GA4 es gratuito para la inmensa mayoría de pymes.

¿Con crear la cuenta ya empiezo a ver datos de mi web? Todavía no. La cuenta es el primer paso. Después hay que instalar el código de seguimiento en tu web, algo que normalmente hace tu agencia, consultor o quien lleve la web. Para eso les has dado acceso.

¿Puedo quitarle el acceso a mi agencia más adelante? Sí, en cualquier momento. Rueda dentada → «Gestión de accesos a la cuenta» → busca su correo → elimina el usuario.

Mi agencia ya me creó la cuenta hace tiempo. ¿Qué hago? Pídele que te dé acceso como Administrador con el correo de tu empresa. Así, pase lo que pase, no pierdes el histórico.